Garanta o sucesso do seu evento corporativo com alguns passos a passos.
A receita para um evento corporativo ser bem sucedido é o planejamento. Por isso, separamos para vocês alguns pontos que precisam ser pensados e planejados para que seu evento corporativo seja um sucesso!
1ª Etapa
Para dar início ao planejamento do seu evento corporativo, você precisa primeiro saber a verba disponível que você ou seu departamento possui. Diante disso, é necessário saber, aproximadamente, quantas pessoas irão participar do seu evento.
Ainda nesta etapa você irá verificar, juntamente com a equipe do evento, as possíveis datas para realização e, também, o tema do evento.
2ª Etapa
Depois que você já definiu data, quantidade de participantes, temas, etc… Está na hora de você escolher o espaço que irá ocorrer o seu evento. Para isso é necessário fazer uma pesquisa em diversos locais avaliando:
Limpeza e arrumação do espaço;
Banheiros;
Espaço para copa/cozinha de apoio;
Iluminação;
Estacionamento;
Infraestrutura geral do espaço;
Após visitar os espaços e avaliar os prós e contras de cada um, você irá definir o local preferido e fazer a contratação do espaço.
3ª Etapa
Agora que você já está com a data, tema, quantidade de participantes, local definido e etc… Você irá pensar nos palestrantes e atrações do seu evento.
Então faça uma busca dos profissionais que você deseja convidar, prepare um convite e faça a distribuição dos convites. O qual pode ser online - via e-mail - ou presencial.
4ª Etapa
Agora chegou a hora de divulgar o seu evento. Mesmo em eventos corporativos é necessário fazer uma divulgação para não cair no esquecimento das pessoas. Por isso, vale fazer banners para fixar no interior da empresa e, também, disparar e-mail marketing lembrando as pessoas da data e local do evento.
Nesta etapa você também começará a preparar os materiais de apoio para seu evento, que são o vídeo de abertura, os brindes que serão distribuídos para os participantes, os kits para dar aos palestrantes. Ou seja, todo material gráfico que você precisará para o dia do evento.
Aqui você também irá definir a cenografia do seu evento e, caso necessário, a quantidade de alimentos e bebidas necessários baseado no número de participantes. Caso você não vá oferecer nenhum tipo de alimentação para os participantes do seu evento, vale verificar nos arredores do local do seu evento se há pontos de vendas para que as pessoas possam fazer suas refeições.
5ª Etapa
Por fim, para que seu evento seja um sucesso, você precisa preparar um cronograma do seu evento. Ele irá ajudá-lo a seguir cada passo a passo e, assim, ter um evento corporativo vencedor.
Juntamente com o cronograma, defina equipes que serão responsáveis pela sonorização e iluminação. E, caso necessário, já defina uma empresa que fornecerá equipamentos como: Projetores, telas, microfones, etc (mas nesse caso, veja se o espaço que você reservou não possui esses equipamentos).
O checklist é muito importante para o bom funcionamento e, também, para o sucesso do seu evento corporativo. Por isso, não esqueça de acompanhar todos os prazos e atualizar a sua lista sempre que necessário.
No Espaço Le Six você conta com uma infraestrutura completa, salão climatizado, gerador de energia exclusivo, estacionamento amplo e muito mais para realização do seu evento corporativo.
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